Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi trụ sở chính cần phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

QUY ĐỊNH VỀ ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH

Điều 47 Nghị Định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định việc Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:

1. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

2. Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

3. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

4. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.

Khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính doanh nghiệp cần lưu ý: Địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Khái niệm quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở được hiểu như sau:

Nhà, quyền sử dụng đất, nhà, xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.
Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê; Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và đã ghi nhận tài sản trên đất trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Những thủ tục có liên quan đến việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

1. Thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế:

Công ty phải thực hiện thủ tục chốt thuế trước khi đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khi:

Khi công ty Việt Nam thay đổi trụ sở chính khác quận, huyện.
Khi công ty Việt Nam, công ty vốn đầu tư nước ngoài thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh.

2. Thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy phép liên quan:

Công ty có giấy phép con hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư sau khi thay đổi địa chỉ cần kiểm tra thông tin giấy phép khác để xác định các nghĩa vụ cập nhật thông tin các giấy phép này.

3. Tiến hành treo biển công ty tại địa chỉ mới:

Doanh nghiệp cần thực hiện treo biển tại địa chỉ mới, vì không treo biển tại địa chỉ trụ sở chính sẽ bị phạt vi phạm và có thể bị đóng mã số thuế.

4. Thông báo thông tin doanh nghiệp đến cơ quan nhà nước quản lý liên quan đến nội dung thay đổi địa chỉ trên hóa đơn, tài khoản ngân hàng:

Doanh nghiệp thực hiện thiếu, thực hiện đủ nhưng không đúng sẽ dẫn đến phát sinh các lỗi xử phạt vi phạm hành chính trong, ví dụ: Lỗi không thông báo tiếp tục sử dụng hóa đơn tại chi cục thuế mới mức phạt là 3 – 5 triệu.

Rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ

Thực tế việc cập nhật thay đổi địa chỉ công ty kịp thời là thủ tục rất quan trọng, phòng tránh nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nếu công ty chuyển đến địa chỉ mới mà chưa thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì sẽ đối diện với những khó khăn, vướng mắc như:

Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.
Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại cơ quan thuế không thấy có hoạt động tại đó.
Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ với số tiền 3 -> 5 triệu đồng.

Do vậy, nếu công ty bạn đã thay đổi địa chỉ, hãy nhanh chóng hoàn tất thủ tục hoặc liên hệ E – Riss Law để được tư vấn. Chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp cho quý doanh nghiệp.

Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm

Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội;
Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký và đang tiến hành công việc;
Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;
Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty.
Thông báo cho tất cả đối tác khách hàng và bên có liên quan biết về sự thay đổi này.

Trên đây là tư vấn của E – Riss law về thay đổi địa chỉ công ty, khách hàng có thắc mắc vui lòng liên hệ qua Hotline 0965 15 13 11 để được hỗ trợ tốt nhất.