Cấp lại Giấy chứng nhận ĐKDN, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung ĐKDN

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể làm mất, làm hư hỏng hoặc không còn bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có quyền đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp lại giấy tờ theo quy định.

Thủ tục cấp lại tương đối đơn giản, tuy nhiên doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa cấp lại giấy tờ và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để lựa chọn đúng thủ tục.

Trường hợp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp đã được cấp bản giấy có thể đề nghị cấp lại trong trường hợp giấy tờ:

• Bị mất; Bị cháy; Bị rách; Bị nát; Bị tiêu hủy dưới hình thức khác.

Các giấy tờ có thể đề nghị cấp lại bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

HOTLINE: 0965 15 13 11

Cấp lại có làm thay đổi thông tin doanh nghiệp không?

Thủ tục cấp lại chỉ nhằm cấp lại giấy tờ đã được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp trước đó do giấy bị mất hoặc hư hỏng. Nếu doanh nghiệp đồng thời muốn thay đổi các thông tin như:

• Tên doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Vốn điều lệ;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Thành viên công ty;
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Các nội dung đăng ký doanh nghiệp khác;

Phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tương ứng, không thực hiện theo thủ tục cấp lại.

Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ cơ bản gồm:

Giấy đề nghị cấp lại

Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 26 – Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.

Mẫu này được sử dụng chung để đề nghị cấp lại:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh;
• Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tương ứng.

Cơ quan thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Đối với việc cấp lại giấy tờ của:

• Chi nhánh;
• Văn phòng đại diện;
• Địa điểm kinh doanh;

Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đơn vị đó đặt trụ sở theo quy định.

Cách thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo phương thức được cơ quan đăng ký kinh doanh áp dụng, bao gồm:

• Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Việc nộp hồ sơ trực tuyến được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện xin cấp lại

Bước 1: Xác định giấy tờ cần cấp lại

Doanh nghiệp xác định rõ giấy bị mất hoặc hư hỏng là:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; hay
• Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Nếu cần cấp lại Giấy xác nhận thay đổi, cần xác định chính xác lần thay đổi mà doanh nghiệp muốn được cấp lại.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

• Doanh nghiệp lập Giấy đề nghị cấp lại theo Mẫu số 26 và chuẩn bị hồ sơ ủy quyền nếu có.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

• Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp đáp ứng điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện cấp lại giấy tờ cho doanh nghiệp.

Thời gian giải quyết

Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời gian giải quyết thủ tục cấp lại là:

01 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhận được văn bản đề nghị. Đây là thời hạn áp dụng theo quy định hiện hành và cần phân biệt với thời hạn 03 ngày làm việc áp dụng cho nhiều thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác.

Lệ phí cấp lại

Mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC là 50.000 đồng/lần. Tuy nhiên, theo chính sách giảm phí tại Thông tư 64/2025/TT-BTC, trong thời gian từ 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, mức thu bằng 50% mức thông thường.

Do đó, tại thời điểm hiện nay:

• Nộp trực tiếp: 25.000 đồng/lần;
• Đăng ký qua mạng điện tử: được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Từ năm 2027, nếu không có chính sách giảm phí mới, mức thu trở lại theo quy định chung là 50.000 đồng/lần.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục

Thứ nhất, cấp lại không phải là cấp một mã số doanh nghiệp mới.

• Mã số doanh nghiệp và các thông tin đăng ký của doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên.

Thứ hai, không cần đăng ký lại doanh nghiệp khi bị mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại theo quy định.

Thứ ba, cần phân biệt cấp lại và hiệu đính.

• Nếu giấy bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy thì thực hiện cấp lại.
• Nếu thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chính xác so với hồ sơ doanh nghiệp đã kê khai thì cần xem xét thực hiện thủ tục hiệu đính thông tin, không phải cấp lại.

Thứ tư, nếu doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin thì phải thực hiện thủ tục thay đổi tương ứng.

• Ví dụ, doanh nghiệp vừa làm mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng đồng thời muốn thay đổi địa chỉ trụ sở thì cần xem xét thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ thay vì chỉ xin cấp lại giấy cũ.

Khi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy, doanh nghiệp có thể đề nghị Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp lại.

Hồ sơ cấp lại giấy đăng ký doanh nghiệp tương đối đơn giản, chủ yếu gồm Giấy đề nghị cấp lại theo Mẫu số 26 và hồ sơ ủy quyền nếu có. Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết là 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được văn bản đề nghị.Doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt giữa cấp lại – hiệu đính – đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để lựa chọn đúng thủ tục, tránh việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi hoặc nộp lại.

HOTLINE: 0965 15 13 11