Giấy phép lao động sắp hết hạn nhưng người lao động nước ngoài vẫn cần tiếp tục làm việc tại vị trí cũ — đây là tình huống khá phổ biến với các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài. Giấy phép lao động sắp hết hạn có thể làm gián đoạn việc sử dụng lao động nước ngoài và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, người sử dụng lao động cần chủ động kiểm tra thời hạn giấy phép và chuẩn bị hồ sơ gia hạn đúng thời điểm.

Gia hạn giấy phép lao động

HOTLINE: 0965 15 13 11

Gia hạn giấy phép lao động là gì?

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục cho phép người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam sau khi giấy phép hiện tại hết hạn.

Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ:

Trước ít nhất 10 ngày và Không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.

Ví dụ: Giấy phép hết hạn ngày 30/9 thì doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong khoảng từ ngày 16/8 đến ngày 20/9.

Nếu đã vượt quá thời hạn trên, doanh nghiệp có thể không thực hiện được thủ tục gia hạn mà phải xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cơ bản gồm:

  • Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định.
  • Giấy khám sức khỏe.

Trường hợp sử dụng giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp thì phải đáp ứng điều kiện công nhận theo quy định và còn thời hạn sử dụng, thông thường không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

  • Hai ảnh màu kích thước 4 cm × 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
  • Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
  • Hộ chiếu còn thời hạn.
  • Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, tùy từng trường hợp, chẳng hạn:
    • Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam;
    • Hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa các bên;
    • Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
    • Giấy tờ khác chứng minh hình thức làm việc theo quy định.

Với các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, cần hợp pháp hóa lãnh sự rồi dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp.

    Trình tự thực hiện gia hạn giấy phép lao động tại E-Riss Law

    Bước 1: Kiểm tra điều kiện gia hạn

    Doanh nghiệp cần kiểm tra:

    • Giấy phép lao động vẫn còn thời hạn;
    • Thời điểm nộp hồ sơ nằm trong khoảng từ 10 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn;
    • Người lao động tiếp tục làm việc theo nội dung phù hợp với giấy phép đã được cấp;
    • Hộ chiếu và các giấy tờ liên quan vẫn còn giá trị.

    Nếu thay đổi vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc hoặc nội dung quan trọng khác, doanh nghiệp cần đánh giá lại xem có đủ điều kiện gia hạn hay phải xin cấp giấy phép mới.

    Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

    Hồ sơ được nộp đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

    Doanh nghiệp có thể nộp:

    • Trực tiếp;
    • Qua dịch vụ bưu chính công ích;
    • Qua đơn vị, cá nhân được thuê hoặc ủy quyền;
    • Trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định về giao dịch điện tử.

    Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền thẩm định

    • Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện gia hạn giấy phép.
    • Nếu không chấp thuận hoặc không gia hạn, cơ quan giải quyết phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

    Bước 4: Hoàn thiện mối quan hệ lao động

    • Đối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được gia hạn giấy phép, hai bên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày người lao động dự kiến tiếp tục làm việc.

    Thời hạn của giấy phép lao động:

    Giấy phép lao động:

    • Chỉ được gia hạn một lần;
    • Thời hạn gia hạn tối đa là 02 năm;
    • Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc giấy tờ làm căn cứ tương ứng.

    Khi giấy phép đã được gia hạn một lần và tiếp tục hết hạn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động.

    Gia hạn giấy phép lao động cần được thực hiện đúng thời hạn, đúng thành phần hồ sơ và phù hợp với tình trạng làm việc thực tế của người lao động nước ngoài. Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ sớm, đặc biệt là hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, hình thức làm việc và các giấy tờ do nước ngoài cấp, nhằm hạn chế việc phải bổ sung hoặc chuyển sang thủ tục cấp mới.

    HOTLINE: 0965 15 13 11