Thành lập văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”. Do đó văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài như các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp.

1. Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thực hiện thiết lập đơn vị phụ thuộc của công ty tại một địa điểm khác với trụ sở công ty để thực hiện hoạt động giao dịch của công ty nhưng không được phát sinh hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý liên quan, cơ sở vật chất, nhân sự để văn phòng đi vào hoạt động.

Cơ sở pháp lý:

• Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 06 năm 2005 của Quốc hội.
• Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Thông tư 11/2006/TT-BTM hướng dẫn thực hiện Nghị định 72/2006/NĐ-CP.
• Thông tư 133/2012/TT-BTC ngày 13/08/2012 quy định chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm “Văn phòng đại diện”…
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng…
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty). Doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng chính của văn phòng đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2020:

1. Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện công việc sau:

• Thực hiện các hoạt động liên lạc, giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tìm kiếm thông tin thị trường, đối tác tiềm năng.
• Tham gia các hội chợ, triển lãm thương mại.
• Xúc tiến thương mại, ký kết hợp đồng hợp tác kinh doanh (khi được ủy quyền).
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

2. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

• Nghiên cứu thị trường, đánh giá tiềm năng kinh doanh.
• Cung cấp thông tin về thị trường, đối tác, luật pháp cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại.
• Giải quyết các khiếu nại của khách hàng.

3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo ủy quyền:

• Tuyển dụng nhân sự.
• Quản lý tài sản của doanh nghiệp.
• Thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

• Văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng kinh doanh, tự mở tài khoản ngân hàng, tự thanh toán các khoản chi phí.
• Mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phải được báo cáo cho trụ sở chính của doanh nghiệp.

Ngoài ra, văn phòng đại diện còn có thể thực hiện các chức năng khác theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và pháp luật liên quan.

3. Hồ sơ và thủ tục mở văn phòng đại diện

3.1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của:
  • Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
  • Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• 01 bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật);
• 01 bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

3.2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại bài viết này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• 01 bản CCCD công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
• Thông tin tê, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
• 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

• Sau khi nhận được thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện và căn cước công dân công chứng của trưởng văn phòng, Luật E-Riss sẽ soạn hồ sơ.
• Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.

• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.

Hotline: 0965 15 13 11 – 0906 221 115

4. Các câu hỏi liên quan:

• Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

• Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đống thuế môn bài.

• Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

• Treo biển tại văn phòng đại diện: Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
• Thay đổi thông tin văn phòng đại diện: Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi.
• Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

5. Một số lưu ý khi mở văn phòng đại diện

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Đối với thu nhập thuế cá nhân của văn phòng đại diện: Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện: 

• Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miến lệ phí môn bài với thời gian tương ứng.
• Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Do nhu cầu tiếp cận thị trường, hiện nay có nhiều doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện. Pháp luật cho phép doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tuy nhiên phải đáp ứng một số điều kiện nhất định. Trong bài viết này, Luật E – RISS sẽ tư vấn thông tin liên quan đến điều kiện thành lập văn phòng đại diện.

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện, xin vui lòng liên hệ Hotline: 0965 15 13 11 – 0906 221 115. Công ty Luật E – RISS để được đội ngũ luật sư của chúng tôi hỗ trợ tốt nhất!